FUNCIONES DEL RECEPCIONISTA
La recepcionista es uno de los elementos mas importantes de un establecimiento hotelero , ya que a través de ella el cliente potencial , se puede transformar en un cliente real.
debe cumplir diversas funciones que implican los siguientes procesos;
EN RESERVACIONES
Tomar las reservaciones de todo tipo: provisionales, confirmadas (no garantizadas) y garantizadas
Registrar las reservaciones en el plan de reservaciones o cuadro de disponibilidad.
Registrar las reservaciones en el libro de reservaciones.
Elaborar tirillas de reservaciones.
Usar el ordenador de reservaciones
Prepara los correspondientes listados de reservaciones.
Archivar formularios.
Analizar y satisfacer pedidos especiales.
DURANTE EL PROCESO DE CHECK- IN
Actualizar el estado situación de las habitaciones en el ordenador de habitaciones (sistemas manual y computarizado)
Verificar la disponibilidad.
Recibir al huésped individuales y grupales.
Manejar cupones de alojamiento.
verificar la reservación.
Ofrecer opciones de habitaciones.
Aplicar descuentos especiales.
Ofrecer otros servicios.
Registrar al huésped en ficha al individual.
Controlar documentos de identidad.
Garantizar la o las habitaciones.
Registrar al huésped en el libro de entradas y salidas.
Dar instrucciones al personal uniformado.
Ubicar al huésped.
Comunicar el check-in a todos los sectores implicados.
Intervenir en situaciones especiales.
DURANTE LA ESTANCIA DEL HUÉSPED
Promover la venta de los servicios que brinda el hotel.
Proporcionar al huésped toda la información solicitada, tanto del hotel, como de la ciudad, país y región.
Recibir y distribuir la correspondencia del hotel y de los huéspedes.
Recibir y entregar telegramas, mensajes, telefónicos y faxes.
Recibir y entregar paquetes.
Atender las solicitudes de los huéspedes.
Elaborar las partes de averías.
Coordinación con el resto de hotel.
Manejar los cofres de seguridad y cajas comunes.
Resguardar, entregar y recibir llaves.
Realizar cambios de habitación.
Atender llamadas telefónicas que entran y salen.
Coordinación con el resto del hotel.
Intervenir en situaciones especiales.
MANEJO DE CUENTAS Y CAJA
Registrar ingresos y egresos.
Abrir y mantener cuentas individuales y grupales.
Realizar los controles necesarios (por ejemplo, arqueos de caja)
Cambiar divisas.
Realizar funciones e auditoria nocturna.
Coordinación con el resto del hotel.
DURANTE EL PROCESO DE CHECK-OUT
Verificar la existencia de consumo extras en los diferentes puntos de venta.
Solicitar la revisión de las habitaciones.
Cerrar y cobrar las cuentas individuales y grupales.
Solicitar firmas en el caso de una cuenta corriente.
Controlar las llaves de habitaciones y cofre de seguridad.
Agradecer y despedir al huésped
Modificar el ordenador de habitaciones.
Registrar salidas en el libro y plantillas de entradas y salidas.
Coordinación con el resto del hotel.
Actuar en situaciones especiales.
Algunas de las funciones varían según el tamaño, tipo y categoría del hotel; por ejemplo, en hoteles de porte pequeña quizá se agreguen funciones que en otras empresas estén asignadas al personal uniformado; o en hoteles grandes se separen las funciones de consejería y/o las de reservaciones, parra que las desempeñe personal específico.
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